關于企業或其他組織來說，外部會議一般是必不可少的，如學術交流、科研判定、國外單位賞識、檢測認證等。那么，會議場所一般需求的是一個合格的場所安置。  

      歡迎標語：歡迎標語的主要內容為“歡迎……一行賞識教導”或直接寫會議主題。其表現形式可所以橫幅懸掛、投影儀PPT展示、LED屏或其他液晶屏展示等。為了闡明會議的核心內容，也能夠用來奉告員工會議的重要性。  

      電腦和投影儀預備：一般電腦投影儀用于非通訊會議，所以有必要提早預備好電腦、麥克風、投影儀等，防止接口不兼容或接觸不良。導致會議間斷。   座位卡預備：關于比較重要的場所，一般需求依據領隊的重要性打印卡和放置卡。一般來說，賓客卡和主持人領導卡應該放在每一面。 ,中心是主引線，卡片格局和顏色要一同。    

      會議文件、紙筆：會議文件也應一同，印刷明晰，制造精巧，紙筆擺放規整。    

     會議小吃預備：關于時刻較長的會議，應預備適量的水果、小吃、糕點等，以顯示會議的重要性，也能夠緩解參會人員的疲憊，促進會議的順利進行。 會議茶具的預備：依據季節預備，夏日瓶裝水較好，稠度高；冬季要預備茶水，適量預備一些咖啡。  

     會議指示牌、燈光亮度、會議溫度等都是會場需求留意的事項，沒有最好，只需更好。